–No es necesario cambiar. La supervivencia no es obligatoria. – W. Edwards Deming.

Los proyectos de implementación de un ERP son una inversión significativa para las empresas pequeñas y medianas. Muchas veces este proyecto significa la diferencia entre permanecer en el mercado o desparecer lentamente ante la violenta competencia comercial. La principal razón para que fallen los proyectos es la resistencia al cambio de la organización.

Emprender la implementación de un nuevo sistema de gestión empresarial implica aceptar que la forma en la que veníamos haciendo las cosas ya no es la óptima. En ocasiones se debe a que la empresa creció más allá de lo que se podía controlar con los sistemas actuales, otras veces son cambios en el giro del negocio o en el mercado al que nos dirigíamos. Tratar de imponer en el nuevo sistema las mismas formas de trabajo que teníamos es un error. Invertir todos los recursos humanos y monetarios con la idea de seguir igual no va a hacer que la empresa tenga una mejora significativa en sus procesos de negocio.

Hay múltiples estrategias para manejar el cambio en las organizaciones: comunicación constante con todo el equipo de trabajo, incentivos sobre el cumplimiento de nuevas metas, involucrar a todos los interesados, explicar claramente las razones del cambio, capacitación intensiva para reducir el estrés, etc. Una constante de todas estas estrategias es que normalmente se tienen que implementar de forma vertical. La dirección de la empresa es el principal motor del cambio.

-Si quieres hacer enemigos, intenta cambiar algo. – Woodrow Wilson.

En empresas familiares o poco institucionales es normal que buena parte del equipo gerencial tenga muchos años trabajando en los mismos puestos o áreas de trabajo. Esto trae dos grandes vicios para las organizaciones. En primer lugar, se generan cotos de poder. El contador está acostumbrado a entregar los informes financieros de cierta manera y en una determinada fecha y nadie más puede registrar o consultar la información que no sea su equipo contable. Ni siquiera el dueño de la empresa tiene acceso a los datos hasta que se concluye el cierre contable. En segundo lugar, hay una falta de comunicación entre las diferentes áreas de la empresa ya que cada uno guarda celosamente su información y no presenta los datos hasta que han sido correctamente “ajustados”.

Un sistema ERP integral rompe completamente con estas dos situaciones y genera gran incertidumbre en los mandos medios de las empresas. Es en este momento cuando la gestión del cambio se vuelve crítica. Modificar la forma de trabajo de alguien que ha venido haciendo lo mismo por 10 o 15 años inevitablemente encontraras resistencia. No es una resistencia consciente, en la mayoría de los casos, ni malintencionada, pero si puede ser un factor crítico para el éxito. 

-De cualquier manera, el cambio vendrá. Podrá ser sangriento o podrá ser bello. Depende de nosotros. – Arundhati Roy.

Cuando en una empresa se encuentra con una alta resistencia al cambio y no puede ser mitigada mediante las diferentes estrategias de manejo del cambio es inevitable tomar decisiones duras. A veces es preferible prescindir de los servicios de personal con experiencia que correr el riesgo de arruinar la inversión en el sistema ERP y cortar las alternativas de crecimiento de la empresa.

En las empresas familiares o en empresas en las que los dueños son los mismos gerentes muchas veces este es un tema delicado. Si no tienen un acuerdo previo que todos estén comprometidos a respetar puede ser muy difícil la ejecución exitosa del proyecto. Es necesario un liderazgo claro y contundente para sacar adelante el proyecto.

-Algunos cambios parecen negativos en la superficie, pero luego te das cuenta de que son un espacio que está siendo creado en tu vida para que algo nuevo surja. – Eckhart Tolle.