¿Que es el T.C.O?
¿porqué es importante conocerlo al momento de adquirir un software ERP?

El Costo total de propiedad o T.C.O. (Total Cost of Ownership), es una métrica que se utiliza para estimar cuál será el monto de inversión que tendremos para la adquisición de una solución en cierto período de tiempo y también para poder comparar las diferentes opciones que se estén analizando. Cuando vamos a invertir en una solución compleja (ERP, CRM, Centro de Datos, Backup, etc.) es fundamental entender el concepto de TCO para poder planificar nuestra inversión durante cierto periodo de tiempo y poder elegir la solución que sea más adecuada para nuestra organización.

En el caso de IDEAN que nuestro producto principal es la venta de soluciones de ERP, ayudar a nuestros clientes a calcular el TCO es muy importante. La inversión para adquirir un ERP en términos de dinero y tiempo es importante para cualquier organización sin importar su tamaño, para el caso de la implementación de un ERP sugerimos considerar períodos de 3 a 5 años para el cálculo de TCO.
Este tipo de soluciones integra varios conceptos en los que se tiene que invertir, algunos de estos conceptos de inversión los vamos a ejecutar solo al inicio del proyecto y otros van a ser gastos recurrentes.

Les explico con el ejemplo de la compra de auto como se calcula el TCO.
Supongamos que vamos a adquirir un auto, en nuestra selección final están 2 modelos. Con ambos tenemos los mismos beneficios y el mismo rendimiento de gasolina, pero queremos analizar cuál es la opción más barata en un período de 3 año. El Modelo 1 cuesta 2700,000 pesos y en un período de 3 años gastaremos 48,000 pesos de seguro y 36,000 pesos de mantenimientos. El modelo 2 cuesta 300,000 pesos y en el mismo período gastaremos 21,000 pesos de seguro y 24,000 pesos de mantenimientos.
Aunque el carro 2 es 30,000 pesos más caro que el modelo 1, el TCO del carro 2 es 9,000 pesos más bajo en un ejercicio a 3 años. Si los gastos anuales se mantuvieran constantes, en el año 4 y 5 se acentuaría mucho más la diferencia de T.C.O entre las dos opciones.

Cuando se adquiere una solución de negocio como un ERP conocer el TCO es aún más importante, porque son más los conceptos en los que vamos a invertir y por el monto de inversión. Un proyecto de ERP normalmente implica costos directos de inversión como el licenciamiento, mantenimiento anual y servicios de consultoría de implementación.

Consideremos vamos a adquirir la misma solución de ERP, implementado por las mismas personas en la misma organización, solo cambiando el modelo de provisión de la infraestructura. En este caso el factor tiempo es fundamental para comprar las dos opciones. Si basáramos nuestra decisión en un factor exclusivamente económico, este análisis solo lo podemos hacer proyectando el TCO de ambas opciones en el mismo periodo de tiempo y cada empresa tendrá consideraciones muy particulares (costos indirectos) que debe de integrar a su TCO, por lo tanto, la respuesta no será la misma para todas las empresas. Anexamos una tabla de ejemplo de comparación de estas dos opciones.

Pero también vamos a tener costos indirectos adicionales, en algunas ocasiones puede que sea necesario que se tenga que invertir en infraestructura como servidores, unidades de respaldo o en renovar equipos de cómputo personal. También se debe de considerar en el TCO, contratación de nuevo personal en caso de que se requiera, capacitación adicional y cualquier otro gasto necesario para conseguir el objetivo de implementar un ERP.
Un ejemplo de uso de T.C.O. es proyectar la inversión de adquisición de una solución de ERP comparando el implementarlo en infraestructura propia (On-Premise) contra implementarlo en la nube para tomar la decisión de cómo nos conviene más implementar el software ERP.
En los últimos años nos han preguntado muchas clientes y prospectos si deberían implementar o migrar su ERP a la nube, la respuesta varía dependiendo de las condiciones particulares de cada empresa.

Les anexamos el archivo de Excel de este ejercicio para que les sirva de apoyo para calcular el TCO de inversión en un proyecto de implementación de ERP o cualquier otro tipo de adquisición.

Descargae de Ejercicio TCO
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