Proceso de Cierre de Año – VI Ejecución de cierre de año

El cierre de año es una utilería de SAP B1 que va a trasladar los saldos del año que acaba de terminar al nuevo. Se generan un gran número de pólizas contables para cerrar las cuentas de resultados y para trasladar los saldos al nuevo período. Una de las grandes ventajas de la utilería de SAP B1 es que podemos correr el cierre cuantas veces sea necesario. Podríamos cerrar el período en los primeros días del año y nuevamente correrlo después de los ajustes fiscales.

Hay dos estrategias de cierre de año en SAP B1. La primera es aplicar el cierre de año tradicional, en el cual únicamente se cierran las cuentas de resultados y se traslada el saldo a la cuenta de resultado en el ejercicio. La ventaja de este proceso es que es un poco más rápido y no genera pólizas adicionales en los socios de negocio y cuentas de balance. La desventaja es que si quisiéramos sacar un balance o balanza con solo los movimientos de este año no se podría. No tendríamos movimientos de saldos iniciales y tendríamos que pedirle a SAP B1 que calcule el saldo inicial dinámicamente al generar el reporte. Normalmente esto no ocasiona problemas, pero en bases de datos muy grandes puede hacer más lenta la generación de los reportes.
La segunda alternativa para el cierre de año es generar el cierre de las cuentas de resultados y pólizas de saldo final y saldo inicial de las cuentas de balance y los socios de negocio. El efecto a largo plazo es el mismo que la primera opción, pero en este caso podemos generar balances únicamente del año en curso. Los reportes aumentan significativamente en su desempeño, pero será necesario conciliar las pólizas de saldo inicial y saldo final de los socios de negocio para no ensuciar la antigüedad de saldos con movimientos contables que no aplican.
Se pueden cerrar los periodos y pasar el saldo al año fiscal siguiente con la opción:

Gestión / Utilidades / Cierre de periodo

Llenado de la venta de cierre de período.

Dependiendo del tipo de cierre de año que queramos hacer, con arrastre de saldos iniciales o únicamente de cuentas de resultados, se seleccionan las cuentas contables y socios de negocio que sean relevantes. El ejercicio que vamos a cerrar debe de tener todos sus períodos desbloqueados y se seleccionan de enero a diciembre para garantizar su correcta operación. La cuenta contable es la misma en los dos campos de la ventana y corresponde a la cuenta de cierre del período o resultados del ejercicio. Una vez que están llenos todos los campos se le da Ejecutar para pasar a la siguiente ventana.

Este es un ejemplo de configuración en el cual únicamente se van a cerrar las cuentas de resultados. Normalmente esta es la configuración que se recomienda ejecutar.

Confirmación de cierre de período.

En la ventana de Confirmación de Cierre de periodo vamos a llenar todos los campos de comentarios, referencias y fechas necesarios para la generación de las pólizas automáticas. En esta misma ventana podemos observar los montos de cada cuenta que se van a afectar y dándole doble click a la columna de autorizado podemos aprobar las pólizas de todas las cuentas contables a cerrar.
Una vez que le damos ejecutar se van a crear todas las pólizas correspondientes al cierre de forma automática.

Consideraciones finales.

El balance presenta los estados financieros de las cuentas de Activo, Pasivo y Capital a una fecha específica. Se recomienda ejecutarlo sin fecha inicial, únicamente la fecha final para asegurarnos de incluir todos los saldos.

Socios de negocio: Al cerrarlos se crea una póliza de cierre el 31/Dic y un asiento de apertura el 1/Enero. Si se activa el check de socios de negocio, al cerrar se necesitará ejecutar la herramienta de reconciliación automática.
Cuentas de balance: Si se seleccionan las cuentas de balance se creará un asiento al 31/Dic y un asiento de apertura al 1/Enero. Esta opción nos sirve para consultar el informe financiero de balance, si se cierran las cuentas de balance en cada periodo, se podrá consultar el informe del primer día del año, si no se cierran, se deberá consultar el reporte desde el día que el sistema tenga movimientos.
Cuentas de resultados: generará únicamente el asiento de cierre de las cuentas al 31/Dic.
La herramienta de cierre se puede ejecutar tantas veces sea necesario, si se capturan asientos contables una vez cerrado un periodo se vuelve a ejecutar la herramienta y únicamente aplicará los saldos modificados.
NUNCA cancelar un asiento de cierre o apertura, para corregir se necesita capturar asientos de ajuste y volver a ejecutar la herramienta de cierre.
NOTA: Si existe una cuenta bloqueada no permitirá el cierre de periodo, se puede desbloquear o no seleccionarla para el cierre de periodo

Bloqueo de períodos contables.

Después de haber realizado el cierre de año es necesario volver a bloquear los períodos contables para evitar pólizas no deseadas en el ejercicio que acabamos de cerrar.
Gestión / Inicialización sistema / Períodos contable

Cada uno de los períodos se debe de cambia a Status del período = Bloqueado.

 
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