¿Cuales son los Procesos previos al cierre de año II ? Inventario Físico

Una de las actividades más importantes que realizan las empresas antes del cierre de año es el inventario físico anual. Este es un proceso que se puede realizar periódicamente y no únicamente al fin de año, pero se recomienda que se ejecute al menos una vez, antes de cerrar el año.

Validación de Existencias Negativas

En teoría nunca se deberían de tener existencias negativas. Va en contra del sentido común. Sin embargo, en las empresas es normal que haya situaciones operativas por las cuales es necesario registrar una salida de inventario antes de tener oportunidad de registrar la entrada. Por ejemplo, en una tienda de autoservicio puede haber un error de inventario y se registra un producto por otro, al momento de la venta no se puede negar la venta del producto que el cliente trae en la mano por un error de registro de datos. Se vende el producto y se genera un inventario negativo que espera a ser corregido.
Obviamente esta necesidad operativa tiene que ir de la mano con un proceso de validación y corrección de saldos de inventario previo al inventario físico anual.

Inventario / Informes de Inventario / Status de Stock

Antes del inventario físico asegurarse de que no hay cantidades negativas. En caso de que las haya se deben de hacer los ajustes de inventario correspondientes.

Preparación para Inventario Físico

Uno de los requisitos más importantes para poder realizar un inventario físico exitoso es garantizar que los inventarios no se están moviendo durante la duración del inventario. Esto significa que se debe de congelar el sistema y prevenir que se registren movimientos que afecten el inventario.
Una de las maneras más eficientes de lograrlo es mediante el bloqueo de las series de numeración.

Gestión / Inicialización de sistema / Numeración de documentos

Impresión de hojas de conteo

Hay muchas alternativas para imprimir las hojas de conteo de inventario, nosotros recomendamos utilizar las incluidas dentro de SAP B1 como parte de los documentos de recuento de inventario. Normalmente el recuento de inventarios se realiza sin mostrar las cantidades actuales del inventario en sistema para aumentar la precisión de los conteos y obligar al área de almacén a que realmente cuenten la mercancía.
Inventario / Operaciones de Stock / Operaciones de recuento de inventario / Recuento de Inventario

Recuento de Inventario

La primera parte de un inventario físico es el conteo físico del inventario y su registro dentro del sistema. SAP B1 proporciona un documento específico para llevar a cabo esta actividad. El documento de Recuento de inventario permite capturar o importar desde Excel los resultados del conteo físico. En el documento de Recuento de inventario podemos validar las cantidades contadas antes de afectar la contabilidad o el inventario y el sistema nos proporciona ayudas visuales para detectar cuando un producto excede ciertos límites de variación entre los teóricos y reales.

Inventario / Operaciones de Stock / Operaciones de recuento de inventario / Recuento de Inventario

Antes del inventario físico asegurarse de que no hay cantidades negativas. En caso de que las haya se deben de hacer los ajustes de inventario correspondientes.

Contabilización de Stocks

Una vez que tenemos validado el recuento de inventario se procede a realizar las afectaciones de inventario y contables que ya registraran de forma definitiva los cambios en el inventario. Este registro lo efectuamos mediante el documento de Contabilización de stocks. Se utiliza como documento base el Recuento de Inventario y el sistema únicamente nos trae las variaciones que se encuentren entre el conteo físico y el registro teórico dentro del sistema. Las entradas o aumentos al inventario nos permiten modificar el precio de entrada. Las salidas de inventario siempre se realizan a costo promedio sin que podamos modificar los montos.

Inventario / Operaciones de Stock / Operaciones de recuento de inventario / Contabilización de Stocks

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